介護・福祉の事業所にとって、シフト（勤務表）作成は毎月必ずやってくる重い仕事です。資格要件、夜勤の回数、休み希望、相性、加算の要件、職員の生活事情。それらを頭の中で同時に処理できるベテランが一人いて、その人が休むと止まる——そんな状態の事業所は少なくありません。
ここに AI を入れたい、という相談が増えています。ただ、ツールを契約してから「うちのルールが入らない」「出てきた表が使えない」と止まるケースも目立ちます。原因の多くは製品の性能ではなく、事業所側が自分たちの条件を言語化できていないことです。この記事では、シフト作成に AI を使う前に整理しておくべき条件を、現場で使える形に落とし込んで説明します。
そもそも「シフト作成の AI」には二種類ある
最初に用語を整理します。シフト作成に関わる技術は、大きく二系統あります。
数理最適化とは、「守るべきルール」と「なるべく良くしたい指標」を数式として書き、条件を満たす組み合わせをコンピュータに探させる手法です。このタイプの問題は制約充足問題（決められた条件をすべて満たす解を探す問題）と呼ばれ、勤務表作成は教科書的な適用例です。計算を担う部分はソルバー（条件を入力すると解を探してくれる計算エンジン）と呼ばれます。
もう一つが生成 AI、いわゆる大規模言語モデル（大量の文章を学習し、自然な日本語で応答する AI）です。こちらは数字の整合を厳密に保証する仕組みを持ちません。シフト表そのものを「作らせる」用途には向きませんが、ルールの聞き取りと文章化、例外の洗い出し、作成した表の説明文づくりには使えます。
| やりたいこと | 向いている技術 |
|---|---|
| 条件を全部満たす勤務表を自動で組む | 数理最適化・専用シフトツール |
| 口頭ルールを文章に起こし、矛盾を見つける | 生成 AI |
| 勤務表の変更理由を職員向けに説明する | 生成 AI |
| 希望休の集計・配置のばらつきの可視化 | 表計算・BI ツール（AI 不要なことも多い） |
近年は、生成 AI で聞き取った条件を最適化エンジンに渡す、という組み合わせ方を打ち出す製品も出てきています。ただどちらにせよ、入口は「条件が言葉になっているか」です。
条件は「ハード」と「ソフト」に必ず分ける
シフト作成を自動化するとき、最初にやる作業がこれです。
- ハード制約：一つでも破ったら、その勤務表は成立しない条件。法令違反、人員基準割れ、資格要件の不足など。
- ソフト制約：破っても勤務表としては成立するが、できるだけ守りたい条件。希望休、夜勤の偏り、連勤の長さなど。
現場のヒアリングでありがちなのは、全部を「絶対」と言ってしまうことです。すべてをハード制約にすると、条件が互いにぶつかって解が一つも存在しない状態になり、ツールは「作成できません」としか返しません。これが「AI が使えない」と感じる典型パターンです。
| 分類 | 例 | 扱い方 |
|---|---|---|
| ハード制約 | 夜勤帯の最低配置人数、有資格者の配置、法定休日の確保 | 絶対条件として登録 |
| 強めのソフト制約 | 月の夜勤回数の上限目安、連続勤務日数の上限 | 優先度「高」で登録 |
| 弱めのソフト制約 | 個人の希望休、特定の組み合わせの回避 | 優先度「中〜低」で登録 |
重要なのは、ソフト制約に優先順位の数字を付けることです。「希望休と夜勤の公平性がぶつかったらどちらを取るか」を事前に決めておかないと、出力結果の良し悪しを誰も判断できません。
法令・基準に由来する制約は、名称ベースで棚卸しする
ハード制約の多くは、事業所の方針ではなく外部のルールに由来します。シフトに影響する代表的なものを挙げます。具体的な人数・時間の基準は、サービス種別や自治体の条例によって異なりますので、必ず原典と指定権者の資料で確認してください。
- 労働基準法：労働時間、休憩、法定休日、時間外・休日労働に関する労使協定（いわゆる 36 協定）、深夜業の割増賃金など。1 か月単位の変形労働時間制を採用しているかどうかで、シフトの組み方が変わります。
- 労働安全衛生法：深夜業に従事する労働者の健康管理に関わる規定。
- 労働時間等の設定の改善に関する特別措置法：勤務間インターバル（終業から次の始業までに一定の休息を確保する仕組み）に関する規定があります。
- 介護保険法に基づく指定基準：サービス種別ごとに「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」などの省令と、自治体の条例で人員配置が定められています。常勤換算の考え方もここに含まれます。
- 介護報酬の加算要件：夜勤職員配置加算、サービス提供体制強化加算など、職員の配置や資格構成が算定条件になるものがあります。シフトが加算要件を割ると、収入に直結します。
- 障害福祉サービスの基準：障害者総合支援法に基づく指定基準。介護保険とは別系統なので、両方を運営する法人は混同に注意が必要です。
この棚卸しは、ツール選定より前にやってください。自事業所にとってのハード制約が一覧になっていないまま製品比較をしても、評価軸が作れません。
一番厄介なのは「人と人の条件」
法令より難しいのが、現場に蓄積した暗黙の条件です。たとえば次のような場面です。
- 新人は、特定の先輩と同じ夜勤帯に入れておきたい
- この利用者の対応は、研修を終えた職員でないと任せられない
- 保育園のお迎えがあるため、この職員は特定曜日の遅番に入れない
- この二人は同じ時間帯を避けたほうが業務が回る
こうした条件は、勤務表作成者の頭の中にしかないことが多く、しかも口に出しにくい性質のものも含まれます。ここで生成 AI が役に立ちます。作成担当者に「過去 3 か月の勤務表を見ながら、なぜこの配置にしたのかを説明してもらう」形で聞き取り、その音声を文字起こしして AI に整理させると、条件候補のリストが作れます。
ただし整理の仕方には注意が必要です。個人の家庭事情や健康状態は、個人情報の保護に関する法律上の配慮が必要な情報を含み得ます。要配慮個人情報に該当しうる内容を安易にクラウドのツールへ入力しないこと、条件は「火曜は遅番不可」のように理由を伏せたルールの形に変換してからシステムに登録すること。この一手間を運用ルールとして決めておきます。
明日から始められる 3 ステップ
ツールを探す前に、次の順番で手を動かすことをおすすめします。
- 過去 3 か月分の確定シフトを 1 枚の表にする。職員別・日別の勤務記号の一覧で構いません。ここから、実際に守られている連勤上限や夜勤回数の分布が見えます。「ルールでは月 4 回まで」と言いつつ実態が 5 回なら、それはルールが実態に合っていないということです。
- 条件を 1 行 1 ルールで書き出し、ハード／ソフトと優先度を付ける。表計算ソフトで「条件文・分類・優先度（1〜5）・根拠（法令名か現場判断か）」の 4 列を作るだけです。目安として 30〜50 行になるはずです。ここで矛盾が見つかったら、AI 以前に業務改善の課題です。
- その条件表を持って、ツールのデモに臨む。「この 50 行をそちらの製品で表現できますか」と聞けば、評価は一気に具体的になります。表現できない条件がいくつ残るか、残ったものを手直しで吸収できるかが判断材料です。
ステップ 1 と 2 は、AI を導入しなくても単独で効果があります。作成者が属人化している状態を解消する第一歩になるためです。逆に言えば、ここをやらずに導入した場合、ツールの出力を評価する基準が誰にもないまま運用が始まります。
まとめ
シフト作成への AI 活用は、介護・福祉分野で効果が見込みやすい領域です。ただし、成否を分けるのはツールの性能より前段の準備にあります。
- シフト自動作成は数理最適化、条件整理や説明文づくりは生成 AI と、役割を分けて考える
- 条件はハード制約とソフト制約に分け、ソフトには優先順位を付ける。全部を絶対にすると解が出なくなる
- 労働基準法、介護保険法に基づく指定基準、介護報酬の加算要件など、外部由来の制約は名称から原典を確認して棚卸しする
- 暗黙知の条件は、理由を伏せたルールの形に変換してから登録し、個人情報の取り扱いルールを先に決める
- 過去 3 か月の実績表と、1 行 1 ルールの条件表。この 2 つを作ってからツール選定に入る
条件が言葉になった時点で、仮に AI を入れなくても勤務表作成の属人化は大きく改善します。そして条件表があれば、製品デモの場で「使えるか使えないか」を自分たちで判断できます。まずは表計算ソフトを開いて、4 列のシートを作るところから始めてみてください。
この記事は、AI で下書きを作り、益山康秀（運営者）が内容を確認して公開しています
